Электронный документооборот (ЭДО) - это сервис для обмена юридически значимыми документами (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами, соглашениями и пр.) с контрагентами через Интернет. С каждым годом ЭДО становится все более популярным способом получения и отправки документации. Почему?
Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. И это лишь некоторые из преимуществ ЭДО.
Если вы всерьез задумались о переходе на электронный документооборот «1С» и хотите узнать больше о его возможностях, наша статья будет вам полезна.
Из нашей статьи вы узнаете:
- В каких программах «1С» реализован ЭДО?
- С чего начинается работа с ЭДО?
- Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения»?
- Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?
- Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?
- Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?
- Что делать после принятого приглашения?
- Как правильно распечатать электронный документ?
- Как отправлять универсальный передаточный документ?
В каких программах «1С» реализован ЭДО?
Фирма «1С» предлагает сразу два решения для перехода на электронный документооборот: «1С-ЭДО» и «1С-Такском». Сервисы реализованы в следующих программах:
- «1С:Бухгалтерия 8» ред. 2.0 и 3.0;
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 1.0 и 2.0;
- «1С:Комплексная автоматизация 8» ред. 1.1 и 2.0;
- «1С:Управление производственным предприятием 8»;
- «1C:Управление нашей фирмой»;
- «1C:Управление холдингом»;
- «1С:Управление торговлей 8» ред. 10.3 и 11;
- «1C:ERP Управление предприятием 2.0»;
- «Клиент ЭДО» ред. 1.0;
- «Клиент ЭДО» ред. 2.0.
С чего начинается работа с ЭДО?
Электронный документооборот всегда начинается с приглашения к обмену электронными документами. Отправка/получение приглашения – это первый и неотъемлемый шаг. Давайте немного подробнее остановимся на самом процессе отправки.
Чтобы отправить приглашение, нужно:
- Перейти в раздел «Текущие дела ЭДО». Найти этот раздел можно в «Продажах» (если вы используете «1С:Бухгалтерию 8» ред. 3.0) или в «Электронных документах», в которые можно зайти из раздела «Сервис» (если вы работаете в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 2.0).
- Из раздела «Текущие дела ЭДО» перейти в раздел «Настройки ЭДО» и нажать «Создать».
- В открывшейся форме обязательными к заполнению являются только два поля: «Профиль настроек ЭДО» и «Контрагент».
- После заполнения обязательных полей нажимаем «Отправить приглашение».
- Если вы все сделали правильно, перед вами откроется окно «Форма приглашения». (рис.1)
Вы увидите уже заполненные поля «Получатель» и «Отправитель», также может быть заполнено поле «Идентификатор участника ЭДО». В этом окне требуется заполнить только одно поле – «Электронная почта». Это может быть электронный адрес любого контрактного лица контрагента. Именно на этот адрес будет отправлено приглашение к обмену электронными документами и оповещение о поступлении запроса на подключение ЭДО.
Рис.1 Окно «Форма приглашения»
Даже если адрес электронной почты указан с ошибкой, контрагент все равно получит приглашение через программу «1С». В процессе передачи электронных документов и приглашений участвует не сама электронная почта, а идентификатор. При создании профиля ЭДО (настройки ЭДО) организации присваивается уникальный идентификатор. Его не нужно записывать или запоминать, но именно посредством этого идентификатора происходит обмен электронными документами. Условно его можно сравнить с номером телефона.
При работе с ЭДО следует различать оповещение и приглашение. Приглашение – это неотъемлемая часть электронного документооборота, без него невозможно отправить и получить документы. Оповещение имеет исключительно уведомительный характер и необходимо только для информирования об отправке. Электронная почта никак не влияет на электронный документооборот, так как используется исключительно для оповещения.
Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения»?
В «Текущих делах ЭДО» раздел «Приглашения» содержит три папки (рис.2)
Рис.2 Папки раздела «Приглашения»
В первой папке «Требуется пригласить» находятся приглашения, которые были сформированы, но еще не были отправлены. Обычно по причине того, что не указана электронная почта получателя. В папке «Ждем согласия» хранятся приглашения, которые были успешно отправлены, но еще не получены или не приняты контрагентом. В папку «Требуется согласие» попадают входящие приглашения от контрагентов, которые требуется принять или отклонить.
Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?
В случае использования нескольких профилей ЭДО («1С-ЭДО» и «1С-Такском») нельзя обменяться приглашениями с одним и тем же контрагентом по разным профилям. Если принято решение обмениваться с контрагентом электронными документами, нужно выбрать один профиль. В противном случае могут возникнуть ошибки: от невозможности принять приглашение до некорректной работы профиля.
Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?
В программах на базе «1С:Предприятие» в справочнике «Контрагенты» можно отследить, кто из контрагентов был подключен к сервису «1С-ЭДО». О наличии подключения сигнализирует соответствующий символ напротив контрагента (рис.3)
Рис.3 Знак наличия подключения к «1С-ЭДО»
Важно понимать, что наличие этого символа говорит о том, что контрагент был подключен к сервису, но не гарантирует его использование в настоящее время!
Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?
Для обмена документами с контрагентом, использующим другого оператора ЭДО, приглашение отправлять не нужно. Если отправить приглашение контрагенту, у которого другой оператор, он попросту его не получит. Такой контрагент получит только оповещение об отправке и приглашение к использованию сервиса ЭДО через вашего оператора.
Для организации обмена с контрагентом, использующим другого оператора, нужно:
- Подать заявку на роуминг оператору, которого вы используете. Заявку может подать любая из сторон, плата за настройку не взимается.
- После рассмотрения заявки на указанную в ней почту приходит письмо от оператора с подтверждением или отказом от настройки роуминга.
- После настройки роуминга требуется открыть раздел «Текущие дела ЭДО» и нажать кнопку «Отправить и получить».
- После обмена контрагент автоматически появится в «Настройках ЭДО».
Используя сервисы «1С-ЭДО» и «1С-Такском», возможна настройка роуминга с контрагентами, подключенными к таким известным операторам, как: СКБ Контур, Тензор и другие.
Приглашение принято. Что дальше?
Далее возникает вопрос - нужно ли соглашение об электронном документообороте? На данный момент нет необходимости в подобных соглашениях. Принятие приглашения автоматически означает согласие на обмен документами в электронном виде. Важно понимать, что обмен ЭДО не исключает хождения бумажных документов и не накладывает дополнительных обязательств.
Соглашение можно и нужно заключать, если необходимо соблюдение каких-либо специальных условий. Например, если документы должны быть отправлены не позднее 5 числа следующего календарного месяца.
Если принято решение о заключении соглашения об электронном документообороте, нужно понимать, что подписывать его можно как в электронном виде, так и на бумажном носителе, по договоренности сторон. В случае подписания соглашения в электронном формате печатать его не нужно. Подписанный оригинал хранится в «Архиве ЭДО».
Как правильно распечатать электронный документ?
Закон не требует печати электронных документов. Если вам все же требуется это сделать, следуйте простой инструкции.
Чтобы правильно распечатать электронный документ, нужно:
- Открыть документ в «Архиве ЭДО».
- Выбрать «Печать электронного документа». Обратите внимание, что при печати формируется копия документа, оригиналом будет считаться именно электронный документ.
- В режиме предварительного просмотра будет видно, что на самом документе нет подписи. Поле остается пустым, но к документу формируется дополнительная страница «Карточка электронного документа». В карточке присутствует информация о документе, к которому она прилагается, информация о подписантах и документообороте.
- В нижней части карточки есть место для рукописной подписи и печати. Они необходимы для заверения документа.
Следует обратить внимание, что если печатается произвольный документ, то к печати будет предложена только карточка. Сам документ можно распечатать, открыв файл документа. В карточке в графе «Требуемые подписи» будут указаны отправитель и получатель. В то же время, если печатать таким образом документ из поступлений, в этой графе по умолчанию будет указан отправитель. Если печатает документ получатель, то его рукописная подпись будет установлена ниже в пункте заверения копии.
Как отправлять универсальный передаточный документ?
Сегодня все больше компаний начинают использовать формат универсального передаточного документа (УПД):
- УПД со статусом 1 (счет-фактура + первичный передаточный документ);
- УПД со статусом 2 (первичный передаточный документ без счета-фактуры).
Отправка документов в формате УПД ничем не отличается от отправки любого другого документа. Но прежде чем отправлять УПД, нужно решить, всем ли контрагентам будут отправляться УПД?
Если УПД будут отправляться всем без исключения, то нужно:
- Зайти в «Профиль настроек ЭДО».
- Поставить две галочки: «Использовать УПД» и «Использовать УКД» (УКД – универсальный корректировочный документ). (рис.4)
Этот вариант подходит для организаций на общей системе налогообложения, которые всегда выписывают счета фактуры.
Рис.4 Профиль настроек ЭДО
Если в вашей компании упрощенная система налогообложения, следует изменить вручную форматы электронного документа на УПД.
Если требуется отправлять всем контрагентам отдельно акты и счета фактуры (или просто акты), а одному из контрагентов УПД, то нужно поменять форматы электронного документа в настройках ЭДО с конкретным контрагентом.
Для этого нужно:
- Открыть «Настройки ЭДО».
- Выбрать нужного контрагента.
- Включить расширенный режим настроек ЭДО через кнопку «Еще».
- Откорректировать форматы так же, как в примере выше. Если контрагенту будут направляться УПД со статусом «1», ставим галочки «Использовать УПД» и «Использовать УКД». Если УПД со статусом «2», вручную меняем форматы напротив нужного документа учета. (рис.5)
Рис.5 Смена формата электронного документа
Выводы
Электронный документооборот с каждым годом становится все более популярным способом обмена документацией. Это просто, удобно и современно! Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. Более того, пользователи «1С» могут работать с ЭДО на выгодных условиях - льготная отправка пакетов входит в подписку ИТС (ИТС ТЕХНО – 50 пакетов в месяц, ИТС ПРОФ – 100 пакетов в месяц).
Если у вас остались вопросы по работе с ЭДО или требуется помощь по настройке и подключению сервиса, вы всегда можете обратиться к нам.
Приятного использования ЭДО!
Подготовка, обмен и хранение электронных счетов-фактур и других электронных документов теперь возможны непосредственно в программах "1С:Предприятия 8" с помощью сервиса "1С-Такском" (совместного решения фирмы "1С" и "Такском").
Преимущества сервиса обмена электронными документами из "1С:Предприятия 8":
Подготовка, отправка и хранение и обмен юридически значимыми электронными документами (ЭД) реализованы непосредственно в "1С:Предприятие 8" , а не в отдельной (внешней) программе.
Автоматическое формирование входящих документов информационной базы 1С на основе поступивших ЭД избавляет вас от необходимости вводить их вручную.
Гарантия доставки ЭД адресату в соответствии с требованиями нормативных актов , регулирующих обмен юридически значимыми ЭД.
При работе с сервисом обмена ЭД принимаются сертификаты электронной цифровой подписи (ЭЦП), выданные любым из удостоверяющих центров , входящих в пространство доверия ФНС России.
Возможность удобным образом приглашать к обмену ЭД своих контрагентов прямо из программ "1С:Предприятие 8" с помощью нескольких "кликов" мышью.
В настоящее время возможности сервиса обмена электронными документами "1С-Такском" доступны зарегистрированным пользователям, имеющим действующий договор 1С:ИТС (или льготный период сопровождения) следующих прикладных решений (конфигураций) системы "1С:Предприятие 8":
"1С:Бухгалтерия 8" редакция 2.0, 3.0 ‑ начиная с версии 2.0.35.5;
"1С:Бухгалтерия 8 КОРП" ‑ начиная с версии 2.0.35.5;
"1С:Управление производственным предприятием 8" редакция 1.3 ‑ начиная с версии 1.3.25.1;
"1С:Комплексная автоматизация 8" редакция 1.1 ‑ начиная с версии 1.1.21.1.
Стоимость сервиса обмена электронными документами из "1С:Предприятия 8":
для пользователей "1С:Предприятия 8", имеющих действующий договор 1С:ИТС ПРОФ (ИТС ПРОФ, ИТС Бюджет ПРОФ, ИТС Строительство, ИТС Медицина) ‑ 100 комплектов документов в месяц бесплатно ;
для пользователей 1С:Предприятия, имеющих действующий договор 1С:ИТС ТЕХНО (ИТС ТЕХНО, ИТС Бюджет) ‑ 50 комплектов документов в месяц бесплатно ;
подключение ‑ бесплатно;
стоимость отправки комплекта документов по одной сделке ‑ 10 рублей (до трех документов, например, счет-фактура, акт/накладная, счет).
специальные предложения:
входящие документы не тарифицируются (не оплачиваются);
право использования ПО "1С-Такском" для обмена ЭД пользователь оплачивает по итогам расчетного периода (месяца) группе компаний "СофтБаланс" , с которой заключен договор 1С:ИТС.
В период льготного сопровождения пользователю оказываются услуги 1С:ИТС ПРОФ.
Обязательным условием использования защищенного электронного документооборота является наличие у пользователя сертификата электронной цифровой подписи (ЭЦП). Принимаются сертификаты ЭЦП любых удостоверяющих центров, входящих в пространство доверия ФНС России (см. список на сайте ФНС http://www.nalog.ru/otchet/el_vid/obshaia_infa/).
Отправить запросОтправить запрос
Порядок подключения к сервису обмена электронными документами
Обновить используемое прикладное решение (конфигурацию) 1С:Предприятие 8;
Заполнить Заявку на подключение в личном кабинете на сайте поддержки пользователей 1С (http://users.v8.1c.ru). Если личный кабинет еще не открыт - необходимо зарегистрироваться, правила регистрации описаны на сайте поддержки пользователей 1С;
После того, как заявка будет проверена и обработана, пользователь получит электронным письмом Идентификатор участника обмена электронными документами. Нужно указать этот Идентификатор в настройках системы обмена электронными документами программы 1С (Администрирование ‑ Обмен электронными документами).
Чтобы начать обмен ЭД со своими контрагентами, необходимо также настроить параметры соглашения об обмене, где указать идентификатор соответствующего контрагента. С этого момента пользователь сможет начать обмен электронными документами. Для обеспечения юридической значимости ЭД необходимо также предусмотреть возможность использования электронных документов в учетной политике организации пользователя.
Инструкции по настройке ЭДО
- Настройка ЭДО в 1С:Бухгалтерии 8 редакции 2.0 http://its.1c.ru/db/metod81#content:4868:1
- Настройка ЭДО в 1С:Управление производственным предприятием http://its.1c.ru/db/metod81#content:4791:1
- Настройка ЭДО в 1С:Управление торговлей 8 редакции 11 http://its.1c.ru/db/metod81#content:4709:1
Техническую поддержку по вопросам подключения сервиса и использования функционала обмена ЭД в программах системы "1С:Предприятие 8" пользователи могут получить в группе компаний "СофтБаланс" , с которой заключен договор 1С:ИТС. По вопросам работы с криптопровайдером и электронной цифровой подписью, а также в случае проблем при передаче электронных документов по каналам связи пользователям необходимо обращаться в компанию "Такском" по единому бесплатному федеральному номеру горячей линии 8-800-555-57-55.
Мы предоставим вам дополнительную информацию о подключении сервиса обмена электронными документами из "1С:Предприятия 8" по вашему запросу.
Отправить запрос
О форматах электронных документов, поступающих от контрагентов в роуминге.- Настройка ЭДО в типовых решениях Использование одного идентификатора различными обособленными подразделениями
Настройка ЭДО в 1С:Бухгалтерии ред. 3.0
Настройка ЭДО в 1С:Бухгалтерии ред. 3.0 (на примере релиза 3.0.43.123)
Перед началом настройки ЭДО убедитесь, что:
- программа 1С обновлена до актуального релиза;
- есть логин и пароль интернет-поддержки 1С (http://login.1c.ru)
- установлен крипто-провайдер (КриптоПро или ВипНет) и есть ключ усиленной квалифицированной электронной подписи, например от системы электронной отчетности в ФНС (открытый и закрытый ключ, пин-код от контейнера закрытого ключа)
- в карточках организации и контрагентов, с которыми предполагается вести обмен электронными документами, корректно заполнены следующие поля:
- Название
- ИНН/КПП
- Адрес (обязательно по классификатору, а не "одной строкой)
- Телефон (не более 20 символов)
- Код налогового органа (для организации)
Настройка ЭДО и криптографии в программе 1С
Убедитесь, что в разделе "Администрирование" - "Обмен электронными документами" включены опции "Электронные подписи" и "Обмен электронными документами".
Убедитесь, что разделе "Администрирование" - "Обмен электронными документами" - "Настройки электронной подписи и шифрования" на закладке "Программы" добавлен используемый Вами крипто-провайдер (например, КриптоПро) и результат проверки для него - "Установлен на компьютере". При необходимости, добавьте нужный крипто-провайдер, нажав кнопку "Добавить".
Перед регистрацией в сервисе ЭДО убедитесь, что программный продукт 1С запущен под пользователем, который указан в настройках сертификата:
Регистрация в сервисе 1С-ЭДО (1С-Такском)
Для создания профиля настроек ЭДО (регистрации в качестве участника ЭДО) в разделе "Администрирование" - "Обмен электронными документами" выберите гипер-ссылку "Подключиться к сервису 1С-ЭДО", если нужно зарегистрироваться у оператора ЭДО Калуга Астрал; либо гипер-ссылку "Подключиться к сервису 1С-Такском" для регистрации у оператора ЭДО Такском.
Просмотреть уже созданные профили можно в разделе «Профили ЭДО».
Перед началом регистрации возможно потребуется ввести логин и пароль интернет-поддержки пользователей 1С.
В зависимости от выбранного способа подключения (оператора) вид экранной формы может несколько отличаться.
Калуга Астрал проверьте правильность заполнения указанных на форме полей, при необходимости выберите организацию и сертификат и нажмите на гипер-ссылку "Получить уникальный идентификатор участника ЭДО".
При необходимости введите пин-код (пароль) контейнера ключа электронной подписи. В течении нескольких минут заявка на регистрацию будет обработана оператором ЭДО и организации будет присвоен уникальный Идентификатор участника ЭДО.
При подключении к оператору ЭДО Такском на первом шаге помощника подключения нужно выбрать регистрируемую организацию и сертификат электронной подписи, после чего нажмите на гипер-ссылку "Получить уникальный идентификатор участника ЭДО".
Далее нужно согласиться с подключением к интернет-поддержке (возможно, потребуется ввести логин/пароль интернет поддержки и/или регномер программного продукта).и, при запросе, пин-код контейнера ключа подписи, после чего нажать кнопку "Создать заявку".
В новом окне внимательно проверьте реквизиты регистрируемой организации.
При необходимости реквизиты можно отредактировать прямо на форме, для редактирования адреса организации нажмите на выделенную на рисунке выше красной рамкой кнопку. Убедитесь, что в адресе компании верно заполнено поле "Код региона". После нажатия на кнопку "Отправить" начнется процесс регистрации (получения уникального Идентификатора участника ЭДО).
После завершения работы таймера обратного отсчета (на рисунке выше выделен красным) на форме отобразится присвоенный организации уникальный Идентификатор (на рисунке ниже выделен красным).
Затем нажмите кнопку "Ок".
После получения уникального Идентификатора нажмите на кнопку "Готово", в результате откроется созданный профиль настроек ЭДО по зарегистрированной организации, где можно проверить и при необходимости скорректировать доступных для ЭДО типов электронных документов, их форматы, а так же протестировать доступность сервиса (по кнопке "Тест профиля настроек").
После нажатия на кнопку "Записать и закрыть" будет предложено отправить приглашение на ЭДО вашему контрагенту.
О том, как пользоваться ЭДО (отправлять, получать и обрабатывать электронные документы) можно прочитать в разделе ИТС https://its.1c.ru/db/eldocs#content:102:hdoc
Ваша проблема решена?
Ваше сообщение отправлено.
Для обмена электронными документами прежде нужно выполнить отправку/подтверждение приглашения. Простыми словами, это как обмен номерами телефонов. При регистрации в сервисах электронного документооборота, каждому участнику присваивается уникальный идентификатор, которым в последствии можно обмениваться с другими участниками системы. Обменялись номерами – согласились отправлять и получать электронные документы.
Перед отправкой приглашений, настройте сервис «1С-ЭДО (1С-Такском)» в программе 1С. Сделайте это самостоятельно по инструкции или закажите настройку специалистом .
Пошаговая инструкция: как отправить приглашение для начала обмена электронными документами 1С-ЭДО (1С-Такском)
На примере конфигураций «Управление торговлей, редакция 11.2» и «Управление производством предприятия, редакция 1.3».
Шаг 1. Добавление контрагента в список информационной базы
В левом вертикальном меню программы выберите раздел «НСИ и администрирование». В меню в разделе «Настройка параметров системы» выберите пункт «Обмен электронными документами».
В новом окне раскройте раздел «Обмен с контрагентами» и нажмите на синюю ссылку «Настройки ЭДО».
Откроется список соглашений со статусами. Нажмите кнопку «Создать» на верхней панели.
Найдите в списке контрагента, с которым хотите начать обмен электронными документами, нажмите «Выбрать».
После выбора контрагента программа автоматически создаст черновик электронного соглашения с указанием:
1. Профиля вашего предприятия
2. Перечня документов, которыми будете обмениваться.
Если не будете обмениваться всеми документами, снимите установленные галочки.
Шаг 2. Отправка приглашения контрагенту
После завершения всех настроек нажмите на верхней панели кнопку «Отправить приглашение».
Сохраните черновик соглашения, нажав кнопку «Да».
В форме приглашения укажите комментарий для контрагента, контактный email адрес для дублирования на почту. Нажмите «Отправить».
Вернетесь к списку соглашений и проверьте статус отправленного соглашения – «Ожидаем согласия».
Дождитесь пока контрагент примет приглашение.
Для обновления статуса, перейдите в раздел «Главное» в левом вертикальном меню. В разделе «См. также» выберите пункт «Текущие дела ЭДО».
В левом верхнем углу окна нажмите «Отправить и получить».
Если контрагент принял приглашение, статус в разделе «Настройки ЭДО» сменится на «Присоединен». Если соглашение отклонили, свяжитесь с контрагентом для дополнительного оповещения.
Пошаговая инструкция: как принять приглашение для начала обмена электронными документами 1С-ЭДО (1С-Такском)
Шаг 1. Связь с оператором электронного документооборота
В интерфейсе «Бухгалтерский и налоговый учет» нажмите на кнопку «Сервис» верхнего горизонтального меню.
В контекстном меню выберите пункт «Электронные документы», подменю «Отправить и получить электронные документы».
Шаг 2. Проверка приглашений
После завершения связи с оператором электронного документооборота, там же в меню «Электронные документы» выберете пункт «Настройки ЭДО».
Откроется список соглашений.
Откройте приглашение со статусом «Требуется согласие» и, в верхней части окна, нажмите на кнопку «Принять приглашение».
Система запросит подтверждение, нажмите «Принять» для продолжения.
Система изменит статус приглашения на статус «Присоединен».
Все готово для обмена электронными документами. Как это сделать, читайте в инструкции.
Применение электронного документооборота (ЭДО) в организации
Для того чтобы понять, что такое электронный документооборот (ЭДО) и для чего он нужен, следует знать общий принцип документооборота. А именно:
- Какие первичные документы составляются на предприятии;
- Как происходит обмен этими документами внутри предприятия и со сторонними организациями;
- Кто составляет и проверяет оформление первичных документов;
- У кого есть право подписи документов.
На каждом предприятии разработан индивидуальный график документооборота, который помогает сотрудникам разобраться и определить движение документов.
Впервые ЭДО появился в банковской сфере, затем системы ЭДО стали применяться на многих западных предприятиях. В настоящее время ЭДО широко используется и в России, для оперативного обмена информацией.
ЭДО – это быстрый и качественный обмен различной информацией как внутри предприятия, так и с внешними контрагентами либо контролирующими органами. Своевременное выявление ошибок и расхождений в расчетах между контрагентами, а также сверка данных покупателя и поставщика с данными ИФНС, позволяет оперативно выявлять расхождения в счетах-фактурах.
Например, при обмене документами с контрагентами с помощью ЭДО, а не с помощью почтовых услуг, предприятием будет сэкономлено не только время оформления документа: печать документа, сбор подписей, оформление конвертов и т.д., но и сократятся затраты на услуги почты.
Документы, обработанные с помощью ЭДО, по законодательству имеют такую же юридическую силу, как на бумажном носителе. Все договора, соглашения и прочая подобная документация имеет юридическую силу согласно ГК РФ. В Налоговом кодексе также предусмотрена электронная документация, которая имеет такую же силу, как и документы на бумажных носителях.
Как организовать обмен электронными документами (ЭДО) в 1С 8.3 – пошаговая инструкция
В программе 1С 8.3 Бухгалтерия ред. 3.0 предусмотрена функция, предназначенная для использования ЭДО. Рассмотрим на примере правила настройки и работы с ЭДО в 1С 8.3.
Шаг 1. Настройка электронного документооборота в 1С 8.3
Для работы с ЭДО в 1С 8.3 необходимо сначала настроить программу, а именно:
- Произвести обновления до актуального релиза;
- Заключить договор с оператором связи для передачи электронных данных. Можно с оператором через которого отправляете отчетность в ИФНС и внебюджетные фонды;
- Получить пароль и логин интернет-поддержки обслуживающей предприятие компании 1С;
- Установить крипто-про на компьютер или получить электронно-цифровую подпись на флеш-носителе.
Внимание! В справочнике «Контрагенты» наименование контрагентов необходимо заполнять по данным ИФНС, для того, чтобы в 1С 8.3 корректно заполнились данные: наименование организации, ИНН/КПП, адрес и код ИФНС.
Для этого заходим в меню «Справочники», где выбираем справочник «Контрагенты»:
В открывшемся списке контрагентов проверяем корректное заполнение данных по всем контрагентам. Для этого наводим курсор на нужного контрагента и кнопкой «Еще» выбираем функцию редактирования «Изменить»:
Открывается карточка контрагента:
Если ИНН контрагента уже внесен в карточку, то нажимаем кнопку «Заполнить по ИНН», после чего происходит автоматическое заполнение сведений о КПП, наименовании и адресе по данным ИФНС.
Адрес обязательно должен быть заполнен не в произвольном формате, а по данным адресного классификатора. Но для этого следует настроить подключение базы 1С к интернету и серверу ИФНС.
Шаг 2. Настройка ЭДО и криптографии
Заходим в раздел “Администрирование” и выбираем функцию “Обмен электронными документами”:
Открывается окно «Настройка обмена электронными документами»:
Для работы с ЭДО в 1С 8.3 следует отметить «галочкой» функции “Электронные подписи” и “Обмен электронными документами с контрагентами”:
Затем следует убедиться, что электронная подпись настроена. Для этого заходим в меню «Настройки электронной подписи и шифрования» на вкладку «Программы», где должен отобразиться установленный ключ. Если ключ не установлен, то следует обратиться к специалистам для его установки:
Шаг 3. Подключить электронный документооборот
Следующим шагом будет подключение к сервису 1С ЭДО. Для этого выбираем функции «Подключиться к сервису 1С ЭДО» и «Подключиться к сервису 1С Такском»:
При подключении к сервисам ЭДО и ТАКСКОМ, открывается помощник подключения. Следуя подсказкам программы 1С 8.3, проходим этап заполнения:
Далее заходим в настройки ЭДО в 1С 8.3, где открывается автоматически настроенный шаблон для обмена электронными документами с контрагентами. В поле «Организация» необходимо выбрать юридическое лицо, которому хотите отправить приглашение на электронный обмен документами. После этого, нажав на кнопку «Записать и закрыть», выбранному контрагенту автоматически отправится приглашение на подключение к ЭДО:
Для обновления форм ЭДО в 1С 8.3, следует поставить отметку в окошке «Переходить на новые формы автоматически»:
В 1С 8.3 можно настроить расписание обмена электронными документами:
Или смотрите наш видео-урок:
Шаг 4. Работа с ЭДО
При формировании первичных документов в программе 1С Бухгалтерия 8.3, следует учесть, что в меню документа, для которого утверждена форма электронного документооборота, есть кнопка «ЭДО». Все действия с такими первичными документами можно произвести, согласно выбранной команде:
Для просмотра всей информации движения документов по ЭДО, в 1С 8.3 существует функция «Архив ЭДО» в меню «Администрирование»:
В архиве можно просмотреть все совершаемые операции с документами в ЭДО. Используя закладки и меню настроек, в 1С 8.3 можно получить различные отчеты по видам документов и степени их исполнения:
Для работы в текущем режиме с ЭДО в 1С 8.3, следует использовать функцию «Текущие дела ЭДО», которая находится в разделе «Продажи»:
Или в разделе «Покупки»:
Где также можно сформировать необходимые отчеты:
Для обмена произвольными электронными документами с поставщиками или покупателями в 1С 8.3 предназначена функция «Произвольные электронные документы»:
В данном сервисе можно выбрать файл произвольного формата либо установленного формата из открывающегося списка.